1. Hướng dẫn làm mục lục tự động từ Word 2007 trở lên với 2 bước cơ bản
Cách làm mục lục tự động bao gồm 2 bước cơ bản: (1) Đánh dấu mục lục; (2) Hiển thị mục lục. Trong hai bước này thì bước đánh dấu mục lục là quan trọng nhất vì nó quyết định mục lục có chính xác hay không. Ở bước 1 bạn có 2 cách gồm: (1) Sử dụng các Heading được xây dựng sẵn; (2) Đánh dấu các mục văn bản riêng.
1.1. Cách đánh dấu mục lục với các Heading Styles được cài sẵn
- Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading, bôi đen cẩn thận để không bị thêm khoảng trắng hoặc văn bản vào mục lục.
- Nhấp vào mục Home.
- Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 (hoặc chọn Heading tùy từng sở thích và mục đích)
- Nếu tiếp tục không thấy tiêu đề bạn mong muốn thì chọn phần mở rộng Quick Styles Gallery.
1.2. Cách đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
- Chọn nội dung bạn muốn tạo Heading bằng cách bôi đen. Lưu ý bước này bạn chỉ đôi đen đúng dòng cần tạo, tránh bôi đen thừa bạn nhé.
- Chọn References.
- Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents.
- Chọn Level mà bạn muốn dùng với nội dụng trên.
1.3. Cách hiển thị mục lục tự động trong Word
- Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động (thường là trang đầu tiên hoặc trang cuối).
- Chọn References.
- Chọn Table of Contents và chọn các mẫu mục lục có sẵn. Nếu không thích, bạn có thể kích vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
1.4. Cách chỉnh sửa, cập nhật và xóa mục lục tự động
Khi bạn thay đổi số trang hoặc chỉnh sửa nội dung bên trong mục lục chỉ cần chọn vào Update Table.
- Chọn Update page number only: Nếu bạn chỉ cập nhật lại số trang.
- Chọn Update entire table: Nếu bạn cập nhật cả tiêu đề của mục lục.
- Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau: (1) Chọn Referencs trên nhóm Ribbon. (2) Chọn Table of Contents. (3) Chọn Remove Table of contents để xóa mục lục tự động.
2. Cách làm mục lục tự động trong Word 2003
Trong cách làm mục lục tự động Word 2003 bạn cần thực hiện 2 bước: (1) Chọn đề mục để làm mục lục. (2) Thêm mục lục tự đông. Tương tự như cách làm mục lục tự động từ Word 2007 trở lên, ở cách làm này bước 1 vẫn là quan trọng nhất, do đó bạn phải làm cẩn thận.
2.1. Cách tạo Heading
- Bôi đen đoạn văn bản chọn làm mục lục, sau đó chọn Heading bằng cách nhấp vào Format. Hoặc muốn nhanh hơn bạn có thể dùng các tổ hợp phím như sau: Alt + Ctrl + 1 áp dụng cho loại “Mục lục 1”, tương tự + 2 và + 3.
- Với những bạn muốn chọn Style tùy chỉnh theo ý thích thì vào Format chọn Style and Formatting.
2.2. Cách làm mục lục hiển thị tự động
- Nhấp chuột vào trang mà muốn hiển thị mục lục (thường mục lục sẽ ở đầu văn bản hoặc trang cuối cùng văn bản).
- Vào Insert sau đó chọn tiếp Reference và chọn Index and Tables.
- Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, thì chọn Table of Contents. Trong hộp thoại này sẽ có nhiều lựa chọn để bạn tùy chỉnh theo ý thích.
- Sau khi chọn xong nhấn Ok là Style mục lục đã định dạng sẽ được hiển thị.
3. Lợi ích của việc tự làm mục lục tự động đúng cách
Về định nghĩa, mục lục là lệnh để phân chia văn bản trong Word thành nhiều phần, đề mục với nội dung khác nhau. Thao tác này tuy chỉ là một phần nhỏ của Word nhưng có ý nghĩa lớn. Cụ thể, nhờ có mục lục người viết văn bản sẽ không bị nhầm lẫn hay bỏ sót luận điểm, nội dung của văn bản. Hơn nữa, mục lục sẽ giúp tài liệu trông thật chuyên nghiệp, gọn gàng và dễ chỉnh sửa khi cần.
Với người đọc, mục lục càng trở nên cần thiết. Điều này bạn có thể nhận thấy khi mua bất kỳ một cuốn sách này thì mục lục luôn luôn có mặt. Vì đơn giản mục lục là nơi người đọc xem gần như đầu tiên (sau bìa), họ “nghía” qua mục lục để nắm các ý chính có trong sách và quyết định mua hay không mua. Mặt khác, nếu mua sách về, mục lục giúp họ tiết kiệm thời gian nhiều hơn nhờ khả năng giúp họ tìm kiếm thông tin cần thiết nhanh chóng. Tóm lại, mục lục được sinh ra giúp cả người đọc, người viết thuận tiện hơn trong việc tạo và tiếp nhận văn bản.
4. Nên dùng mục lục tự động khi nào?
- Phải làm mục lục tự động khi văn bản trên 10 trang trở lên.
- Viết sách, báo cáo, luận văn, đồ án… bắt buộc phải học cách làm mục lục tự động.
- Dùng mục lục tự động với văn bản mà nhiều người cùng chỉnh sửa.
- Dùng mục lục tự động với văn bản chỉnh sửa, thay đổi nhiều lần.
Bài viết trên Cachlam.com.vn vừa hướng dẫn bạn cách làm mục lục tự động trong Word. Như đã đề cập, dù thao tác này chỉ là một phần nhỏ của Word nhưng có ý nghĩa lớn, giúp chúng ta tìm kiếm nội dung mình quan tâm chính xác hơn. Các cách làm mục lục như hướng dẫn chi tiết trên nhìn chung có nhiều điểm tương đồng. Bạn có thể áp dụng cách làm đó để tạo mục lục tự động cho những văn bản đã và đang viết của mình.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, mọi cách làm mục lục dù tự động hay thủ công đều không hẳn là thủ thuật đơn giản. Nó đòi hỏi người thực hiện sử dụng và làm thường xuyên trên máy tính mới nhuần nhuyễn được. Hy vọng qua bài viết này sẽ phần nào giúp bạn hình dung và làm được mục lục trên văn bản của mình. Ngoài ra, mời bạn cùng theo dõi chuyên mục Mẹo vặt trên website này để biết và học thêm nhiều thông tin cách làm bổ ích bạn nha.
Đức Lộc